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# Timeline
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## Vor einer Bewerbung auf einer KIF
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### Motivation checken
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* Was sagt die Hochschule dazu? (Dekanat/Verwaltung/Präsi/Rektor)
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* Nur wenn genug Leute hinter der Sache stehen, kann es richtig gut werden (Einstimmigkeit ;-)
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* Achtet auch darauf das ihr eine gute Hand voll von Personen habt, auf die Ihr euch verlassen könnt
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### Bedingungen vor Ort checken
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* Wieviel Orgas können aufgetrieben werden? (Vollversammlung, Erstis, O-Phasen-HelferInnen usw.)
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* Will jemand die Verantwortung übernehmen und wie steht der FSR/Stuga/.. dazu?
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* Wie sieht es grundsätzlich mit Räumen aus?
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* min. 7 AK Räume (möglichst nah beieinander)
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* KIF-Cafe (genug Platz, Luftzufuhr, Platz für ewiges Frühstück, ...)
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* Wie sieht es grundsätzlich mit [Schlafgelegenheiten](schlafen.md) aus?
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* Können dort 250 Personen untergebracht werden
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* Wo und wie wird das Gepäck gelagert (kann Isomatte usw. liegen bleiben)
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* Gibt es Unterstützung durch die Uni? (z.B. Dekanat)
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### Termin
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* Sommer oder Winter KIF?
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* genauer Termin ist für die Bewerbung nicht nötig
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* üblich: Mi bis So
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* Donnerstags als Feiertag möglich
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* Nachteile:
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* Geschäfte haben nicht auf ! Nachkaufen von Essen u.Ä. nicht möglich
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* eventl. geschlossende Gebäude
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* keine Mensa
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* Catering könnte Probleme bereiten
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* Vorteile:
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* In der Uni ist nichts los (stören keine Veranstaltung, evtl. mehr Räume)
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* KIFfel verpassen weniger Veranstaltungen / Arbeitszeit
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* Terminkollidierung mit anderen Campus-Veranstaltungen vermeiden
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* ~ 4. bis 8. Kalenderwoche der meisten Semester sollte gut passen - nicht zu nah an Weihnachten
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* früh über KIF-Liste/Twitter/Wiki/Plena ankündigen
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### Wie ich mir eine KIF an Land ziehe
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* Im Abschlussplenum am leisesten NEIN rufen :o)
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* BESSER: Schon während der KIF unauffällig das Gerücht streuen, ihr habet Interesse und im Abschlußplenum laut "HIER!" schreien
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### Die KIFs vor der eigenen KIF
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### Vorbereitung ist alles
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* Leute, die schon mal eine KIF organisiert haben, nach ihren Erfahrungen fragen
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* Dokus wie diese wälzen (soweit vorhanden :-))
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* Verantwortliche für Technik schon mal anquatschen z.B. KIF e.V. für Anmeldung und KdV
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* Wünsche und Feedback von Kiffels sammeln
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* eigene Ideen und Pläne mit erfahrenen Kiffels und Orgas evaluieren
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* für hohen [Bus-Faktor](https://de.wikipedia.org/wiki/Truck_Number) sorgen - kein Scherz!
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* nicht zu lange Zögern, ineffiziennte/schlechte Orgas ersetzen, wenn möglich
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* früh in optional und essentiel unterteilen und entsprechen priorisieren
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### Zeitplan
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* 1,5 Jahr voher mit Verantwortlichen der Uni reden und KIF ankündigen (Dekanat, zentrale Verwaltung, Sicherheitsingenieur bzw. Brandschutzverantwortlichen reden) Deadlines erfragen, Raummöglichkeiten abklopfen
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* spätenstens 1 Jahr vor Termin Abstimmung im KIF Plenum
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* vor der Sponsorensuche: Datum der KIF festlegen
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* vor Sponsoringsuche: Nach Möglichkeit schon Logo festlegen, spätestens zur Einladung
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#### 1 Jahr vorher
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* 1 Jahr vorher Sponsoren Gelder anfragen, Vitamin B bevorzugen. Hierbei auch anfangen über Teilnehmer\*innen Taschen nachzudenken.
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* 0,5 bis 1 Jahr vorher Finanzplan für BMBF beim KIF e.V. eingereicht haben
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* 9 Monate vorher KIF Wiki Seite anlegen und mit grundsätzlichen Informationen füllen
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* 9 Monate vorher Räume und Raumkonzept ausarbeiten und anfragen
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* 9 Monate vorher anfangen, 6 Monate vorher Schlafplatz und Räumlichkeiten organisiert zu haben!!
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* 9 - 6 Monate vorher Versicherung (Veranstaltungshaftpflicht, Schlüsselverlust) suchen. Fragt ggf. euren AStA/StuRa
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#### 6 Monate vorher
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* 6 Monate vorher Uni interne Deadlines und Möglichkeiten für Hardware (Tische, Stühle, Beamer, Moderationskram etc.) erfragen, falls noch nicht bekannt
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* 6 Monate vorher beim Rechenzentrum "mehr eduroam" Leistung, Lan-Buchsen, Gast-Accounts anfragen
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* 6 Monate vorher Konferenzticket ÖPNV anfragen (wenn benötigt). Hierbei auch Stand im Bahnhof o.Ä. anfragen um diese einfach auszugeben.
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* 6 Monate vorher Angebote für T-Shirts einholen und spätestes Bestelldatum bei der Druckerei erfahren. Früh Art und Deadline der T-Shirts an Kiffel kommunizieren.
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* 6 Monate vorher Getränkeliferanten finden UND Kühlwagen, Kühlschränke reservieren.
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* 6 Monate vorher ggf. Termin für Gesundheitsschulung und Ersthelferkurs ausmachen
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* Ende des vorherigen Semesters oder Anfang des Semesters: Einladung digital und analog verschicken
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* 3-4 Monate vorher Mensa und ähnliches Catering anfragen und fest planen.
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* 2-3 Monate vorher Helfersuche mit Helferplan starten (Ich weiß wie viele Helfer ich wann wofür benötige)
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* 1-2 Monate vorher mit Sicherheitsingenieur bzw. Brandschutzverantwortlichen final reden. Ggf. Brandschutzkonzept vorher ausarbeiten
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#### 2 Monate vorher
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* 2 Monate vorher Mittagessen planen (Caterer und Mensa, Grobe Mengen anfragen, Lebensmittelunvertraeglichkeiten/Vegan beachten)
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* 2 Monate vorher Broetchen organisieren (Grobe Mengen anfragen)
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* 2 Monate vorher Lagerflaechen organisieren (Moeglichst kuehl)
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* 2 Monate vorher Kuehlwagen und Kuehlschraenke organisieren (Kuehlwagen ueberwiegend fuer Lebensmittel einplanen)
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* 2 Monate vorher Helfer suchen (lassen)
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#### 1 Monat vorher
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* 1 Monat vorher ein Schilderkonzept erarbeiten (Wegweiser, was zu beachten etc.) ggf. an Ersties deligieren, die Wissen am ehesten was unintuitiv ist.
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* 1 Monat vorher Getränkebestellung aufgeben.
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* 1 Monat vorher Doku/Anleitung für Helferschichten/Helfertypen erstellen. Zeitnah zu KIF überarbeiten, falls sich Dinge geändert haben.
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* 4 Wochen vorher Einkaeufe planen
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* 4 Wochen vorher Getraenkehaendler informieren/anfragen
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* 4 Wochen vorher Einzelhaendler anfragen / bestellen
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* 4 Wochen vorher Preise der KDV festlegen (Gewinn einplanen)
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* 4 Wochen vorher Geld bei Finanzplanung organisieren (Bar oder Ueberweisung)
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* 4 Wochen vorher Schichtplan festlegen
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* 2 Wochen vorher Badges, Infohefte und Erstkiffelhefte drucken
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* 2 Wochen vorher Aufbauplan erstellen
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* 1 Woche vorher Ablauf und Ort der Anmledung inkl. Teilnehmertüten und Textilien planen
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* 1 Woche vorher Finale Bestellung von Broetchen
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* 1 Woche vorher Finale Einkaufsplanung
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* 1 Woche vorher Einkaufen
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* 1 Woche vorher Einweisungsrichtlinie fuer Helfer schreiben
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