# Timeline ## Vor einer Bewerbung auf einer KIF ### Motivation checken * Was sagt die Hochschule dazu? (Dekanat/Verwaltung/Präsi/Rektor) * Nur wenn genug Leute hinter der Sache stehen, kann es richtig gut werden (Einstimmigkeit ;-) * Achtet auch darauf das ihr eine gute Hand voll von Personen habt, auf die Ihr euch verlassen könnt ### Bedingungen vor Ort checken * Wieviel Orgas können aufgetrieben werden? (Vollversammlung, Erstis, O-Phasen-HelferInnen usw.) * Will jemand die Verantwortung übernehmen und wie steht der FSR/Stuga/.. dazu? * Wie sieht es grundsätzlich mit Räumen aus? * min. 7 AK Räume (möglichst nah beieinander) * KIF-Cafe (genug Platz, Luftzufuhr, Platz für ewiges Frühstück, ...) * Wie sieht es grundsätzlich mit [Schlafgelegenheiten](schlafen.md) aus? * Können dort 250 Personen untergebracht werden * Wo und wie wird das Gepäck gelagert (kann Isomatte usw. liegen bleiben) * Gibt es Unterstützung durch die Uni? (z.B. Dekanat) ### Termin * Sommer oder Winter KIF? * genauer Termin ist für die Bewerbung nicht nötig * üblich: Mi bis So * Donnerstags als Feiertag möglich * Nachteile: * Geschäfte haben nicht auf ! Nachkaufen von Essen u.Ä. nicht möglich * eventl. geschlossende Gebäude * keine Mensa * Catering könnte Probleme bereiten * Vorteile: * In der Uni ist nichts los (stören keine Veranstaltung, evtl. mehr Räume) * KIFfel verpassen weniger Veranstaltungen / Arbeitszeit * Terminkollidierung mit anderen Campus-Veranstaltungen vermeiden * ~ 4. bis 8. Kalenderwoche der meisten Semester sollte gut passen - nicht zu nah an Weihnachten * früh über KIF-Liste/Twitter/Wiki/Plena ankündigen ### Wie ich mir eine KIF an Land ziehe * Im Abschlussplenum am leisesten NEIN rufen :o) * BESSER: Schon während der KIF unauffällig das Gerücht streuen, ihr habet Interesse und im Abschlußplenum laut "HIER!" schreien ### Die KIFs vor der eigenen KIF ### Vorbereitung ist alles * Leute, die schon mal eine KIF organisiert haben, nach ihren Erfahrungen fragen * Dokus wie diese wälzen (soweit vorhanden :-)) * Verantwortliche für Technik schon mal anquatschen z.B. KIF e.V. für Anmeldung und KdV * Wünsche und Feedback von Kiffels sammeln * eigene Ideen und Pläne mit erfahrenen Kiffels und Orgas evaluieren * für hohen [Bus-Faktor](https://de.wikipedia.org/wiki/Truck_Number) sorgen - kein Scherz! * nicht zu lange Zögern, ineffiziennte/schlechte Orgas ersetzen, wenn möglich * früh in optional und essentiel unterteilen und entsprechen priorisieren ### Zeitplan * 1,5 Jahr voher mit Verantwortlichen der Uni reden und KIF ankündigen (Dekanat, zentrale Verwaltung, Sicherheitsingenieur bzw. Brandschutzverantwortlichen reden) Deadlines erfragen, Raummöglichkeiten abklopfen * spätenstens 1 Jahr vor Termin Abstimmung im KIF Plenum * vor der Sponsorensuche: Datum der KIF festlegen * vor Sponsoringsuche: Nach Möglichkeit schon Logo festlegen, spätestens zur Einladung #### 1 Jahr vorher * 1 Jahr vorher Sponsoren Gelder anfragen, Vitamin B bevorzugen. Hierbei auch anfangen über Teilnehmer\*innen Taschen nachzudenken. * 0,5 bis 1 Jahr vorher Finanzplan für BMBF beim KIF e.V. eingereicht haben * 9 Monate vorher KIF Wiki Seite anlegen und mit grundsätzlichen Informationen füllen * 9 Monate vorher Räume und Raumkonzept ausarbeiten und anfragen * 9 Monate vorher anfangen, 6 Monate vorher Schlafplatz und Räumlichkeiten organisiert zu haben!! * 9 - 6 Monate vorher Versicherung (Veranstaltungshaftpflicht, Schlüsselverlust) suchen. Fragt ggf. euren AStA/StuRa #### 6 Monate vorher * 6 Monate vorher Uni interne Deadlines und Möglichkeiten für Hardware (Tische, Stühle, Beamer, Moderationskram etc.) erfragen, falls noch nicht bekannt * 6 Monate vorher beim Rechenzentrum "mehr eduroam" Leistung, Lan-Buchsen, Gast-Accounts anfragen * 6 Monate vorher Konferenzticket ÖPNV anfragen (wenn benötigt). Hierbei auch Stand im Bahnhof o.Ä. anfragen um diese einfach auszugeben. * 6 Monate vorher Angebote für T-Shirts einholen und spätestes Bestelldatum bei der Druckerei erfahren. Früh Art und Deadline der T-Shirts an Kiffel kommunizieren. * 6 Monate vorher Getränkeliferanten finden UND Kühlwagen, Kühlschränke reservieren. * 6 Monate vorher ggf. Termin für Gesundheitsschulung und Ersthelferkurs ausmachen * Ende des vorherigen Semesters oder Anfang des Semesters: Einladung digital und analog verschicken * 3-4 Monate vorher Mensa und ähnliches Catering anfragen und fest planen. * 2-3 Monate vorher Helfersuche mit Helferplan starten (Ich weiß wie viele Helfer ich wann wofür benötige) * 1-2 Monate vorher mit Sicherheitsingenieur bzw. Brandschutzverantwortlichen final reden. Ggf. Brandschutzkonzept vorher ausarbeiten #### 2 Monate vorher * 2 Monate vorher Mittagessen planen (Caterer und Mensa, Grobe Mengen anfragen, Lebensmittelunvertraeglichkeiten/Vegan beachten) * 2 Monate vorher Broetchen organisieren (Grobe Mengen anfragen) * 2 Monate vorher Lagerflaechen organisieren (Moeglichst kuehl) * 2 Monate vorher Kuehlwagen und Kuehlschraenke organisieren (Kuehlwagen ueberwiegend fuer Lebensmittel einplanen) * 2 Monate vorher Helfer suchen (lassen) #### 1 Monat vorher * 1 Monat vorher ein Schilderkonzept erarbeiten (Wegweiser, was zu beachten etc.) ggf. an Ersties deligieren, die Wissen am ehesten was unintuitiv ist. * 1 Monat vorher Getränkebestellung aufgeben. * 1 Monat vorher Doku/Anleitung für Helferschichten/Helfertypen erstellen. Zeitnah zu KIF überarbeiten, falls sich Dinge geändert haben. * 4 Wochen vorher Einkaeufe planen * 4 Wochen vorher Getraenkehaendler informieren/anfragen * 4 Wochen vorher Einzelhaendler anfragen / bestellen * 4 Wochen vorher Preise der KDV festlegen (Gewinn einplanen) * 4 Wochen vorher Geld bei Finanzplanung organisieren (Bar oder Ueberweisung) * 4 Wochen vorher Schichtplan festlegen * 2 Wochen vorher Badges, Infohefte und Erstkiffelhefte drucken * 2 Wochen vorher Aufbauplan erstellen * 1 Woche vorher Ablauf und Ort der Anmledung inkl. Teilnehmertüten und Textilien planen * 1 Woche vorher Finale Bestellung von Broetchen * 1 Woche vorher Finale Einkaufsplanung * 1 Woche vorher Einkaufen * 1 Woche vorher Einweisungsrichtlinie fuer Helfer schreiben [Zurück zur Übersicht](README.md)