Timeline

Vor einer Bewerbung auf einer KIF

Was sagt die Hochschule dazu? (Dekanat/Verwaltung/Präsi/Rektor)
Nur wenn genug Leute hinter der Sache stehen, kann es richtig gut werden (Einstimmigkeit ;-)
Achtet auch darauf das ihr eine gute Hand voll von Personen habt, auf die Ihr euch verlassen könnt

Wieviel Orgas können aufgetrieben werden? (Vollversammlung, Erstis, O-Phasen-HelferInnen usw.)
Will jemand die Verantwortung übernehmen und wie steht der FSR/Stuga/.. dazu?
Wie sieht es grundsätzlich mit Räumen aus?
- min. 7 AK Räume (möglichst nah beieinander)
- KIF-Cafe (genug Platz, Luftzufuhr, Platz für ewiges Frühstück, ...)
Wie sieht es grundsätzlich mit Schlafgelegenheiten aus?
- Können dort 250 Personen untergebracht werden
- Wo und wie wird das Gepäck gelagert (kann Isomatte usw. liegen bleiben)
Gibt es Unterstützung durch die Uni? (z.B. Dekanat)

Sommer oder Winter KIF?
genauer Termin ist für die Bewerbung nicht nötig
üblich: Mi bis So
Donnerstags als Feiertag möglich
- Nachteile:
  - Geschäfte haben nicht auf ! Nachkaufen von Essen u.Ä. nicht möglich
  - eventl. geschlossende Gebäude
  - keine Mensa
  - Catering könnte Probleme bereiten
- Vorteile:
  - In der Uni ist nichts los (stören keine Veranstaltung, evtl. mehr Räume)
  - KIFfel verpassen weniger Veranstaltungen / Arbeitszeit
Terminkollidierung mit anderen Campus-Veranstaltungen vermeiden
~ 4. bis 8. Kalenderwoche der meisten Semester sollte gut passen - nicht zu nah an Weihnachten
früh über KIF-Liste/Twitter/Wiki/Plena ankündigen

Im Abschlussplenum am leisesten NEIN rufen :o)
BESSER: Schon während der KIF unauffällig das Gerücht streuen, ihr habet Interesse und im Abschlußplenum laut "HIER!" schreien

Leute, die schon mal eine KIF organisiert haben, nach ihren Erfahrungen fragen
Dokus wie diese wälzen (soweit vorhanden :-))
Verantwortliche für Technik schon mal anquatschen z.B. KIF e.V. für Anmeldung und KdV
Wünsche und Feedback von Kiffels sammeln
eigene Ideen und Pläne mit erfahrenen Kiffels und Orgas evaluieren
für hohen Bus-Faktor sorgen - kein Scherz!
nicht zu lange Zögern, ineffiziennte/schlechte Orgas ersetzen, wenn möglich
früh in optional und essentiel unterteilen und entsprechen priorisieren

1,5 Jahr voher mit Verantwortlichen der Uni reden und KIF ankündigen (Dekanat, zentrale Verwaltung, Sicherheitsingenieur bzw. Brandschutzverantwortlichen reden) Deadlines erfragen, Raummöglichkeiten abklopfen
spätenstens 1 Jahr vor Termin Abstimmung im KIF Plenum
vor der Sponsorensuche: Datum der KIF festlegen
vor Sponsoringsuche: Nach Möglichkeit schon Logo festlegen, spätestens zur Einladung

1 Jahr vorher Sponsoren Gelder anfragen, Vitamin B bevorzugen. Hierbei auch anfangen über Teilnehmer*innen Taschen nachzudenken.
0,5 bis 1 Jahr vorher Finanzplan für BMBF beim KIF e.V. eingereicht haben
9 Monate vorher KIF Wiki Seite anlegen und mit grundsätzlichen Informationen füllen
9 Monate vorher Räume und Raumkonzept ausarbeiten und anfragen
9 Monate vorher anfangen, 6 Monate vorher Schlafplatz und Räumlichkeiten organisiert zu haben!!
9 - 6 Monate vorher Versicherung (Veranstaltungshaftpflicht, Schlüsselverlust) suchen. Fragt ggf. euren AStA/StuRa

6 Monate vorher Uni interne Deadlines und Möglichkeiten für Hardware (Tische, Stühle, Beamer, Moderationskram etc.) erfragen, falls noch nicht bekannt
6 Monate vorher beim Rechenzentrum "mehr eduroam" Leistung, Lan-Buchsen, Gast-Accounts anfragen
6 Monate vorher Konferenzticket ÖPNV anfragen (wenn benötigt). Hierbei auch Stand im Bahnhof o.Ä. anfragen um diese einfach auszugeben.
6 Monate vorher Angebote für T-Shirts einholen und spätestes Bestelldatum bei der Druckerei erfahren. Früh Art und Deadline der T-Shirts an Kiffel kommunizieren.
6 Monate vorher Getränkeliferanten finden UND Kühlwagen, Kühlschränke reservieren.
6 Monate vorher ggf. Termin für Gesundheitsschulung und Ersthelferkurs ausmachen
Ende des vorherigen Semesters oder Anfang des Semesters: Einladung digital und analog verschicken
3-4 Monate vorher Mensa und ähnliches Catering anfragen und fest planen.
2-3 Monate vorher Helfersuche mit Helferplan starten (Ich weiß wie viele Helfer ich wann wofür benötige)
1-2 Monate vorher mit Sicherheitsingenieur bzw. Brandschutzverantwortlichen final reden. Ggf. Brandschutzkonzept vorher ausarbeiten

2 Monate vorher Mittagessen planen (Caterer und Mensa, Grobe Mengen anfragen, Lebensmittelunvertraeglichkeiten/Vegan beachten)
2 Monate vorher Broetchen organisieren (Grobe Mengen anfragen)
2 Monate vorher Lagerflaechen organisieren (Moeglichst kuehl)
2 Monate vorher Kuehlwagen und Kuehlschraenke organisieren (Kuehlwagen ueberwiegend fuer Lebensmittel einplanen)
2 Monate vorher Helfer suchen (lassen)

1 Monat vorher ein Schilderkonzept erarbeiten (Wegweiser, was zu beachten etc.) ggf. an Ersties deligieren, die Wissen am ehesten was unintuitiv ist.
1 Monat vorher Getränkebestellung aufgeben.
1 Monat vorher Doku/Anleitung für Helferschichten/Helfertypen erstellen. Zeitnah zu KIF überarbeiten, falls sich Dinge geändert haben.
4 Wochen vorher Einkaeufe planen
4 Wochen vorher Getraenkehaendler informieren/anfragen
4 Wochen vorher Einzelhaendler anfragen / bestellen
4 Wochen vorher Preise der KDV festlegen (Gewinn einplanen)
4 Wochen vorher Geld bei Finanzplanung organisieren (Bar oder Ueberweisung)
4 Wochen vorher Schichtplan festlegen
2 Wochen vorher Badges, Infohefte und Erstkiffelhefte drucken
2 Wochen vorher Aufbauplan erstellen
1 Woche vorher Ablauf und Ort der Anmledung inkl. Teilnehmertüten und Textilien planen
1 Woche vorher Finale Bestellung von Broetchen
1 Woche vorher Finale Einkaufsplanung
1 Woche vorher Einkaufen
1 Woche vorher Einweisungsrichtlinie fuer Helfer schreiben