Die Verwaltung der Finanzen ist eine der wichtigsten Aufgaben bei der Planung einer KIF. Es sollte im Orga-Team eine oder mehrere feste Ansprechpersonen zum Thema Finanzen geben, die
Die Ausgaben einer KIF sollten im vorhinein möglichst gut geplant werden, um später böse Überraschungen zu vermeiden. Leider lassen sich nicht alle Ausgabenpunkte vorab genau beziffern. Deswegen ist es grundsätzlich eine gute Idee, großzügig zu kalkulieren und einen gewissen "Puffer" einzuplanen. In jedem Fall ist es eine gute Idee, sich bei den Orga-Teams der vergangenen KIFs zu erkundigen bzw. sich deren Kalkulationen zu besorgen. Keinesfalls sollten diese Kalkulationen aber blind übernommen werden, da es ortsabhängig teilweise sehr stark schwankende Kosten gibt. Beispielsweise hat es schon Hochschulen gegeben, welche für die Ausrichtung der KIF relativ hohe Gebühren für Raumnutzung, Bewachung oder Reinigung gefordert haben, während andere Hochschulen dafür kein Geld haben wollten oder sogar noch Geld zur Veranstaltung beigesteuert haben.
Grob gesagt liegt daher der Grundfinanzierungsbedarf einer KIF irgendwo zwischen 10.000€ und 20.000€. Mit Grundfinanzierungsbedarf sind die Kosten gemeint, die auf jeden Fall nötig sind, um eine KIF auszurichten. Darüber hinaus können natürlich weitere Kosten entstehen, wenn beispielsweise ein Kulturtag, eine Hüpfburg, ein Ausflug nach Las Vegas oder andere Annehmlichkeiten organisiert werden :-) Deshalb sollten die Finanz-Ansprechpersonen stets einen Überblick haben, welche Spielräume möglich sind, beispielsweise abhängig von zusätzlichen Sponsoreneinnahmen.
Hinzu kommen außerdem die Kosten für den Verkauf von Getränken und Snacks, wobei wir hier davon ausgehen, dass diese sowieso zum Einkaufspreis (oder mit leichtem Puffer) an die Teilnehmer weiterverkauft werden und sich hier die Einnahmen und Ausgaben aufheben. In jedem Fall sollte aber auch hier vorher geplant werden, wie viele Kosten in etwa entstehen und wie diese abgewickelt werden (beispielsweise bieten viele Getränkelieferanten eine Lieferung auf Kommission an, bei der man nachher nur die Getränke zahlt, die auch wirklich verbraucht wurden).
Für die Finanzierung einer KIF gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die Hauptfinanzierungsquelle ist seit einigen Jahren das BMBF. Neben dem BMBF kann man eine KIF über Eigenmittel, andere hochschulinterne Mittel, wie Gelder des AStAs, StuRas, Dekanat o.Ä. finanzieren. Außerdem kann man bei Privatpersonen und Firmen um Spenden oder Sponsoring anfragen.
* Beide Konferenzen werden zusammen beantragt und die Frist für den Antrag liegt normalerweise Ende Mai für Wintersemester des gleichen Jahres und Sommersemster des folge Jahres
* alle Originalrechnungen müssen 5 Jahre aufbewahrt werden und bei Nachfrage nachgereicht werden
* Nach Abschluss der Konferenz muss eine Summe aus Fördergeld + Teilnehmerbeiträge (aller Teilnehmer) + Eigenmittel + eventl. Sponsoren beim BMBF über förderungswürdige Ausgaben nachgewiesen werden können.
* Eine KIF wird für eine feste (maximale) Anzahl an förderfähige Teilnehmer (Studenten) beantragt, bislang 120 bis 130 Personen (sog. Festbetragsförderung)
* Auf der KIF müssten die Teilnehmer täglich auf einer Liste drucken. Der KIF e.V. hat ein Tool, um aus einer Teilnehmerliste die BMBF-Listen zu erstellen.
* nicht beim BMBF angezeigtes Sponsoring muss zweckgebunden sein, z.b. Sponsor zahlt Teilnehmer-Tshirts
* Sponsoring kann auch über einen Förderverein der Fachschaft laufen. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten auch diese zweckgebunden eingeworben werden.
* Vitamin B nutzen
* immer früher kümmern als man denkt
* schriftliche Verträge abschließen, in denen konkret Rechte und Pflichten für beide Parteien aufgezählt werden. Sonst können [Probleme](https://kif.fsinf.de/wiki/KIF435:Sponsoring-Probleme) entstehen.
* vorher darum kümmern wie Rechnungen korrekt ausgestellt werden (z.B. mit oder ohne UmSt/MwSt, Rechnungsstellende Partei,...)
* Spenden sind immer einfacher als Sponsoring!
* klärt ab ob eure Struktur Spendenquittungen ausstellen darf
* an Vereine und evtl. auch öffentliche (Teil)-Körperschaften: Umsatzsteuergrenzen beachten!
