kif/HowToKIF
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2018-11-02 15:41:19 +01:00

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Miscellaneous

ein Platz für alles was keinen Platz hat oder noch einsortiert werden muss

Stressvermeidung

Ein paar Sachen hier mögen offensichtlich sein, könner aber doch leicht vergessen werden.

FIXME Unterschied Helpdesk vs. Infopoint

Infopoint

Je besser Dokumentiert, ist was der Infopoint alles kann, und wie es funktioniert, umso weniger Einweisung benötigen die einzelnen Infopoint Person. In Darmstadt hat sich ein Ordner mit Checklisten und einem Inhaltsverzeichnis bewährt. Besonders wenn die Checklisten vollständig alle Aufgaben abdecken, kann die Inhaltsangabe von Infopointhelfer*innen genutzt werden, um die eigenen Zuständigkeiten zu prüfen. (Darf ich überhaupt neue Namensschilder drucken oder noch ein weiteres Auto mieten?)

Helpdesk:

Der Helpdesk sollte vor der KIF wissen wozu er alles befugt ist. Für einzelne Helpdeskschichten kann man Mappen vorbereiten mit vordrucken für definitiv benötigte Forulare (Schlüsselübergabe von Fahreren oder ähnliches) sowie eine Liste mit zu erwartenden Ereignissen (get-in-IT kommt vorbei und macht n Parkplätze). Nette Begrüßungen in der Mappe zu jeder Schicht sind ein netter Bonus.

Schichten

Schichten von Aufgabenbereichen die sich gegenseitig beeinflussen sollten möglichst nicht gleichzeitig wechseln. (Helpdesk und Fahrer, falls der Fahrer beim Helpdesk Schlüssel abgeben und abholen muss, Zwei Helpdesks gleichzeitig etc) Plant genug Zeit für Schichtenübergabe ein, am besten auch einen separaten, ruhigen Raum.

Bargeld

Überlegt, ob ihr Bargeld sicher wegschließen könnt, um nach einer Kassenprüfung den zu zählenden Betrag zu verringen. (Im Safe sind jetzt 4000€ von den 5000€, das müssen wir bei der nächsten Kassenprüfung nicht mehr unbedingt zählen)

wo anders hin kopieren alles was folgt; strukturell nicht sinnvoll ----

h1. Die nächste KIF ist unsere KIF; und jetzt? Auswandern

h2. ... und das liebe Geld

  • KIF-Konto eröffnen (nicht umbedingt notwendig)
  • steuerlich Situation klären
  • Von wem wieviel?
  • BMBF, Fachschaft, Fachbereich/Fakultät, AStA/StuRa, Studierendenpalarment, Hochschule, Land, Fördervereine (z.B. Gesellschaft für Informatik e.V. , FifF e.V.)
  • kommerzielle Sponsoren (Sponsoren genau sagen, was man haben will, z.B. Sachspende oder Geldspende, und was man dafür tun will)
  • alle potentiellen Geldgeber so früh wie möglich ansprechen
  • Brauchen wir ein ÖPNV-Ticket (Wie teuer? Wer zahlt?)
  • alte Dokus zur Abschätzung nach Futter-Verbrauch wälzen
  • nach Verbrauch auch KIF-Orga -0,5/-1,0 fragen

h1. In den Monaten vor Eurer KIF h h2. Kapitel 3 nochmal nur anders

h2. Kleines HowTo Website

  • Sie sollte enthalten: ** Was ist KIF? (s.o.) ** Wann/wo? ** Online-Anmeldung (wer, von wo, plus wie viele, Fleisch/Vegi, wie lange) und Liste der schon Angemeldeten ** Online-AKs ** Was muss ich mitbringen? (siehe Checkliste) ** Links (KIF-Seiten, ggf. Sponsoren etc.) ** Anfahrtmöglichkeiten ** Unkosten

h2. Einladung

  • 2 Monate vorher (oder im Semester davor, wenn früh im Semester)
  • E-Mail UND auf Papier UND ins WIKI
  • Muss enthalten: ** auf ofizielle Form achten (Stempel, Briefkopf usw.) ** Wann/Wo? ** Wegbeschreibung ** exakte Adresse (Name, Gebäude, Straße, Ort) ** AnsprechpartnerIn ** Was ist KIF? (kurz) ** Hinweis auf Anmeldemodus ** Hinweis auf Webseiten ** Unkosten

h1. In den Wochen vor Eurer KIF

h2. Arbeit für alle

  • konkrete Arbeitszeitplanung für Helferlein (Schichtsystem auf Gegebenheiten anpassen)
  • Arbeitskräfte ranschaffen
  • eindeutige Strukturen und Zuständigkeiten unter den Helfernlein schaffen hilft! (Wer macht was?)
  • mindestens ein gemeinsames Event mit ALLEN HelferInnen starten (z.B. Info-Hefte falten, allgemeine Vorbereitungen usw.) zur Verbesserung der Gruppendynamik

h2. Kleines HowTo KIF-Infoheft

  • Inhaltsverzeichnis, Vorwort
  • Detailierte Karten, Wegbeschreibungen, Lagepläne für alles (Schlafen, Essen, Spaß etc.)
  • Öffnungszeiten (Mensa, Pool-Raume, etc.)
  • Besonderheiten der HS
  • Raumnummern-System
  • "Stadt, Land und Leute"-Info (was kann man machen/ Kulturprogramm etc.)
  • AnsprechpartnerInnen, wichtige Telefonnummern (evtl. zusätzlich auf Visitenkarten drucken)
  • schon angekündigte AK's
  • Parkplätze
  • Unterbringung, Sanitäreinrichtungen
  • ungefährer, realistischer Zeitplan (ggf. zum selber vervollständigen)

h2. Design und Test Namensschilder

  • Die Namensschilder kriegen für die KdV vermutlich Strichcodes, die frühzeitig (!!) getestet werden müssen, potentielle Probleme: ** Ein Strichcode braucht ausreichend Padding, ** Und muss überhaupt groß genug sein, ** Wird nicht unbedingt auf einem farblichen Hintergrund funktionieren, ** Kann 12e verschiedene Formate haben, nicht alle sind zwingend im vorgesehenen Lesegerät vorhanden (aktuell oft genutzt: EAN-8), ** Die rechteste Stelle kann eine Checksumme sein (z.B. bei EAN-8), die rechteste Stelle stumpf hochzuzählen klappt NICHT, Lesegeräte werden die einfach nicht lesen, weil die Checksumme nicht stimmt, ** Die Laminierfolie könnte spiegeln.

h2. Kleinkram und andere Wichtigkeiten

  • Infostand am Hbf klar machen (wichtig bei ÖPNV-Ticket)
  • Rechnerbetreuung wegen Gast-Logins anhauen
  • Rahmenprogramm zusammenstellen (Detailplanung)
  • Buttonmaschine oder Laminiergerät und Schlüsselbänder organisieren
  • Decken, Matratzen usw. für kuschelige Sitzmöglichkeiten
  • Arbeitsmaterialien (Papier, Stifte, Folien usw.) besorgen

h2. Der Countdown lauft: Die letzte Woche

  • Futter für die Massen
  • Nachschubwege sichern (evtl. Kleintransporter organisieren)
  • KIF-Infoheft drucken
  • alles Abgesprochene und Ausgemachte noch mal bestätigen lassen (ggf. persönliche Treffen, Ortstermine)

h1. Die KIF an sich und überhaupt

h2. Was während der ganzen KIF geschehen muss

  • ständig Essen/Trinken nachkaufen
  • Nachmeldungen aufnehmen
  • Verbrauchsmaterial ständig nachkaufen
  • guten Kontakt zu Verwaltung/Wachdienst/anderen wichtigen Personen halten (Kontakt-Orga bereitstellen)

h2. Vor der Anreise und letzte Stunden

  • Cafe vorbereiten
  • Kasse des Vertrauens mit entsprechender Strichliste einrichten
  • KdV-Hardware aufbauen, anschließen und letzten Tests unterziehen
  • Weg ausschildern
  • Info-Stand am Bhf. aufbauen
  • Anmeldekram vorbereiten (Quittungen, Strichliste, Adressenliste, Stempel, Buttons mit Maschine, Wechselgeld usw.)

h2. Anreise und erste Stunden

  • ggf. Leute am Info-Stand (Bahnhof) in Empfang nehmen (KIF-Infoheft, Weg zur HS, ggf. ÖPNV-Ticket)
  • Anmeldung durchführen, Tagungsgebühr kassieren, Teilnehmer-Materialien austeilen
  • gleich FS-Adressenliste aktualisieren
  • Leute bei Laune halten (Essen!)

h2. Das KIF-Cafe

  • genügend großer Raum (auch auf Gemütlichkeit achten! Belüftungsmöglichkeiten, Stromzufur)
  • ohne Ende Essen/Trinken (ewiges Fruhstück, Wichtig: Nachschub sichern!)
  • Kasse des Vertrauens
  • Tafeln/Papierflächen
  • genügend Schreibgeräte bereit halten (Eddings, Kugelschreiber usw.)
  • Spülmöglichkeiten
  • genugend Sitzmöglichkeiten, evtl. Kuschelecke
  • Spiele (werden von Kiffels mitgebracht, Tisch dafür bereit stellen)
  • Musikuntermalung (selfmade oder Konserve) (Stillen Arbeitsraum bereitstellen)
  • min. 1 ständiger OvD (Orga vom Dienst) oder einen Infopoint, der als Buffer zwischen Kiffel und OvD dient
  • Büchertisch
  • Erstehilfekoffer (Verwaltung fragen, die FS kriegt ihn wahrscheinlich sowieso gestellt)

h2. Eingangs-Plenum

  • Begrüßung
  • Rundlauf durch die FSen
  • Berichte aus Fak-Tag/FB-Tag/AkkRat/GI/FIfF etc.
  • KIF-Organisatorisches (Pennen, Programm, personliche Hygiene)
  • AK-Vorstellung
  • Und tschüß (bitte die neue KIF schon feiern!!! ;-))
  • Wichtig: An passender Stelle Pause einschieben!
  • Für Moderation Kiffel anfragen, erspart viel Stress für die Orga!

h2. Schlafen, Duschen, Klos

  • Wichtig: Nehmen, was man kriegen kann!
  • evtl. einige kleinere Raumlichkeiten (Schnarcher!)
  • Das Beste: Sporthalle!!!
  • Privatunterbringung ist meist die schlechteste aller Varianten (wenn überhaupt möglich)
  • eindeutig ausschildern
  • nach Möglichkeit auf räumliche Nähe von waschen, schlafen und KIFen achten
  • genugend viele Duschen, Waschbecken und Klos (nach Möglichkeit für m und w getrennt, wenn gewünscht natürlich auch jeder Zeit gemischt! ;-))
  • ggf. Stauräume fur Gepäck (ist ein MUSS, wenn die Schlafräume tagsüber geräumt werden müssen)
  • Orgas sollten sich Raum zum Zurückziehen (zu Hause pennen) suchen (wegen Streß)

h2. Arbeits-Kreise und Kringel

  • Räume in ausreichender Zahl und Größe bereit halten ( ~ 6 -8 AK-Räume + 1 Hörsaal für große AKs)
  • für Sommer-KIFs geeignete Grünflächen aussuchen
  • wenn möglich AKs immer im selben Raum
  • wenn möglich AKs nah beieinander
  • im KIF-Cafe eine (analoge o. digitale) AK-Übersicht
  • Alle AKs freundlich zwingen Doku bis zum Abschluß-Plenum fertig zu haben (Samstag tippen!!!)
  • Materialien für Kreise und Kringel bereithalten/beschaffen (Papier auch A3 und A2, Stifte, Klebeband, Folien usw.)

h2. Zwischen-Plenum

  • bei Bedarf sollte ein Zwischen-Plenum möglich sein
  • erhöht die Kommunikation innerhalb der KIF
  • entsprechenden Raum bereithalten
  • ist seit äonen nicht mehr vorgekommen

h2. Rahmen-Programm

  • Hängt von den Gegebenheiten der Tagungsortes ab (z.B. Kino, Theater, Podiumsdiskussion, Kneipentour usw.)

h2. Abschluß-Plenum

  • gegen 19.00 beginnen (dann sind die Leute genügend abgekämpft ;-))
  • Resos/Dokus sind spätestens bis ~ Sa. 15 einzureichen (Möglichkeit der redaktionellen Bearbeitung)
  • Begrüßung
  • Berichte der AKs
  • Resos
  • Nächste KIF

h2. Party

  • genügend großer Raum (NICHT KIF-Cafe)
  • falls moglich zusätzlichen Raum bzw. abgetrennte Ecke mit ruhiger Atmoshäre für gemütliche Unterhaltungen
  • Musik/Licht/DJ/Strom
  • genügend Essen/Trinken

h2. Abreise

Und Jetzt?

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	2. Tipps zur Stressvermeidung auf der KIF

h1. Links

h2. KIF im Web

h2. Erklärungsversuch KIF - Was ist das?

h2. KIF-Dokumentationen

h2. KIF-Arbeitskreise

h2. Links zu Fachschaften

h2. Informatik Organisationen

h2. Studienführer

h2. Andere Fachschaftentagungen

Überblick: http://www.th-darmstadt.de/fsmathe/basin/Faecher.html

h2. Sonstige

h2. Wie war das denn damals?

  • Was ist auf fruheren KIFs abgegangen? (eigene KIFs/fremde KIFs)
  • Was haben andere fur ein Rahmenprogramm gemacht?
  • Was hat der Spaß gekostet?
  • Wie war die Unterbringung?
  • Wie wurde das Essenstechnische geregelt?
  • Wie hilft der KiF e.V.?
    • Geld
    • BMBF
    • Hardware
    • ErstKiffel Info
    • Seelsorge fuer Orgas
    • Schildergenerator
    • URLs zu Software etc
    • Ticketsystem
    • Repositories

Übergabe an die nächste KIF Spätestens 2 Wochen vor der nächsten KIF das Lost&Found dorthin schicken kann man das nicht selber mitbringen, sofern man garantieren kann das es zu Anfangsplenum da ist? Eher ungeil, das hat inzwischen Dimensionen angenommen die nicht mehr feierlich sind. Darmstadt hatte 3 Kartons L&F und 2 Kartons Genähse gehabt, und obwohl die mit einem Reisebus angereist sind hätten die nicht Platz für alles gehabt. Davor hat's AFAIK auch eher Probleme bereitet als irgendwas gespart. Die 30-40€ kann auch der KIF e.V. auf das Problem werfen, damit's garantiert und ohne Stress für die Alt- und Neu-Orgas verschickt wird usw. Weiterhin: Früher da heißt die Neu-Orga kann auch schon sortieren/ausmisten.

1. Schlüssel
1. Medizinische Versorgung / Sanitaeter
1.  Sanitäter: 
1.  Min Eine Person mit (Erweiterter) Erste Hilfe ausbildung die errichbar ist, in schichten. Auch mal bei Uni Fragen, möglicherweise gibt es dort eine Person (unter der Woche und Tagsüber) 
1. Medi Equipment aufstocken (z.B. Pflaster, Verbände)

  • Was ist formal im Bezug auf die Stadt wichtig

    • Ausschilderungen (Genehmigungen Campus und Stadt, falls nötig)
    • Nahverkehr + Sitzplatz im Bahnhof
    • Parkplätze (kostenlose in KIF-Cafe/Schlafplatz Reichweite)
      • Falls in Umweltzone oder in anderen Zutrittsbeschränkten bereichen dieses Angeben
      • im Wiki und im Infoheft (+...) einen empfohlenen Parkplatz angeben

    Einladung:

    Zu jeder KIF (Konferenz der Informatik-Fachschaften) werden Einladungen an ziemlich viele Fachschaften verschickt, von denen nicht alle kommen. Vor allem sind Fachhochschulen auf der KIF kaum vertreten. Da wir glauben, dass das hauptsächlich daran liegt, dass viele Fachschaften nicht wissen, was auf einer KIF eigentlich so passiert, wollen wir versuchen, dies zu ändern.

    • Überlegt euch einen Workflow, wie ihr sicherstellt das ihr keinen geliehenen Schlüssel verliert, bzw. dies schnellstmöglich feststellt
      • Mögliche Lösung: Übergabeprotokolle für Schlüssel
      • Mögliche Lösung: Schlüsselkasten zum Reinhängen für jeden Schlüssel + hinweis wer ihn gerade hat / haben sollte

  • Manpower vorhanden / rekrutieren Verwaltung

  • Arbeitskreisverwaltung -Anzahl AK Räume

    • Ausstattung der Räume (einige mit Beamer inkl. HDMI/VGA Kabeln, Taflen, Flipcharts)
    • Für (Spaß) AKs kann auch eine Musikanlage relevant sein, findet raus welche Räume eine haben, und welche nicht

  • Anmeldung/Zusagen/Teilnahmebeschraenkungen?

    • Wie mit Teilnahmebeschränkungen umgehen (größte Restriktion sind meist die Schlafplätze oder die Fluchtwege)
      • macht eine unendliche Warteliste
        • Entscheidet dann ob ihr FS die noch nie da waren / bisher keine Plätze haben bevorzugen wollt oder sturr First Come, First Serve macht
        • es werden sich voraussichtlich durchschnittlich 20 Personen (kurzfristig) abmelden
    • Versucht direkt beim Anmeldetext der Anmeldung alle Fragen auszuräumen z.B.
      • Design der Textilien
      • Farbe der Textilien
      • bis wann kann problemlos für Textilien bestellt werden (müssen iwann in Auftrag gegeben werden)
      • Wie melde ich mich wieder ab
      • Wie kann ich euch helfen?
      • Wie soll ich meinen Teilnehmerbeitrag zahlen

  • Oeffentlicher Personen Nahverkehr

  • AKs: Raumbedarf, AK-Planung

  • Druck (Infoheft, was waehrend KiF Anfaellt)

  • T-Shirts / Merchandise

  • Was ist an Beschilderung notwendig (seeeeehr viele EINDEUTIGE Schilder)

  • Rahmenprogramm

    • Stadtfuehrung
    • Fachvortrag
    • Anfangsplenum
      • Fragt Altkiffel ob sie die Moderation übernehmen wollen
      • Stellt euch während dem Plenum vor, am besten mit einer Präsentation um nichts zu vergessen
        • Versucht die Wesentlichsten Informationen des Infoheftes wiederzugeben und falls nötig kurz zu erklären und Begründen
        • Stellt kurz euer Kulturprogram vor und falls nötig mögliche Anmeldungsbedingungen
      • Sollte es wichtige Dinge geben, deren Grund evtl. nicht direkt ersichtlich ist (z.B. Abgeklebte Steckdosen) sagt es an (mit Begründung)
      • Versucht die Präsentation so kurz wie möglich zu halten, indem ihr sie vorher gut durchstrukturiert

  • Aufraeumen, Reinigen, Klopapier auffuellen

  • Constraint - Kommunikation (inc. Begruendung!)

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