HowToKIF/timeline.md

# Vor einer Bewerbung auf einer KIF

## Motivation checken

* Was sagt die Hochschule dazu? (Dekanat/Verwaltung/Präsi/Rektor)
* Nur wenn genug Leute hinter der Sache stehen, kann es richtig gut werden (Einstimmigkeit ;-)
* Achtet auch darauf das ihr eine gute Hand voll von Personen habt, auf die Ihr euch verlassen könnt

## Bedingungen vor Ort checken

* Wieviel Orgas können aufgetrieben werden? (Vollversammlung, Erstis, O-Phasen-HelferInnen usw.)
* Will jemand die Verantwortung übernehmen und wie steht der FSR/Stuga/.. dazu?
* Wie sieht es grundsätzlich mit Räumen aus?
  * min. 7 AK Räume (möglichst nah beieinander) 
  * KIF-Cafe (genug Platz, Luftzufuhr, Platz für ewiges Frühstück, ...)
* Wie sieht es grundsätzlich mit [Schlafgelegenheiten](schlafen.md) aus?
  * Können dort 250 Personen untergebracht werden
  * Wo und wie wird das Gepäck gelagert (kann Isomatte usw. liegen bleiben)
* Gibt es Unterstützung durch die Uni? (z.B. Dekanat) 

## Termin
* Sommer oder Winter KIF?
* genauer Termin ist für die Bewerbung nicht nötig
* üblich: Mi bis So
* Donnerstags als Feiertag möglich
  * Nachteile: 
    * Geschäfte haben nicht auf ! Nachkaufen von Essen u.Ä. nicht möglich
    * eventl. geschlossende Gebäude
    * keine Mensa
    * Catering könnte Probleme bereiten
  * Vorteile:
    * In der Uni ist nichts los (stören keine Veranstaltung, evtl. mehr Räume)
    * KIFfel verpassen weniger Veranstaltungen / Arbeitszeit
* Terminkollidierung mit anderen Campus-Veranstaltungen vermeiden
* ~ 4. bis 8. Kalenderwoche der meisten Semester sollte gut passen - nicht zu nah an Weihnachten
* früh über KIF-Liste/Twitter/Wiki/Plena ankündigen


## Wie ich mir eine KIF an Land ziehe

* Im Abschlussplenum am leisesten NEIN rufen :o)
* BESSER: Schon während der KIF unauffällig das Gerücht streuen, ihr habet Interesse und im Abschlußplenum laut "HIER!" schreien


## Die KIFs vor der eigenen KIF

## Vorbereitung ist alles

* Leute, die schon mal eine KIF organisiert haben, nach ihren Erfahrungen fragen
* Dokus wie diese wälzen (soweit vorhanden :-))
* Verantwortliche für Technik schon mal anquatschen z.B. KIF e.V. für Anmeldung und KdV
* Wünsche und Feedback von Kiffels sammeln
* eigene Ideen und Pläne mit erfahrenen Kiffels und Orgas evaluieren
* für hohen [Bus-Faktor](https://de.wikipedia.org/wiki/Truck_Number) sorgen - kein Scherz!
* nicht zu lange Zögern, ineffiziennte/schlechte Orgas ersetzen, wenn möglich
* früh unterteilen in optional und essentiel unterteilen und entsprechen priorisieren

## Zeitplan 
  * 1,5 Jahr voher mit Verantwortlichen der Uni reden und KIF ankündigen (Dekanat, zentrale Verwaltung, Sicherheitsingenieur bzw. Brandschutzverantwortlichen reden) Deadlines erfragen, Raummöglichkeiten abklopfen
  * spätenstens 1 Jahr vor Termin Abstimmung im KIF Plenum
  * vor der Sponsorensuche: Datum der KIF festlegen 
  * vor Sponsoringsuche: Nach Möglichkeit schon Logo festlegen, spätestens zur Einladung
### 1 Jahr vorher
  * 1 Jahr vorher Sponsoren Gelder anfragen, Vitamin B bevorzugen. Hierbei auch anfangen über Teilnehmer\*innen Taschen nachzudenken.
  * 0,5 bis 1 Jahr vorher Finanzplan für BMBF beim KIF e.V. eingereicht haben
  * 9 Monate vorher: KIF Wiki Seite anlegen und mit grundsätzlichen Informationen füllen
  * 9 Monate vorher Räume und Raumkonzept ausarbeiten und anfragen
  * 9 Monate vorher anfangen, 6 Monate vorher Schlafplatz und Räumlichkeiten organisiert zu haben!!
  * 9 - 6 Monate vorher Versicherung (Veranstaltungshaftpflicht, Schlüsselverlust)  suchen. Fragt ggf. euren AStA/StuRa
### 6 Monate vorher
  * 6 Montae vorher Uni interne Deadlines und Möglichkeiten für Hardware (Tische, Stühle, Beamer, Moderationskram etc.) erfragen, falls noch nicht bekannt
  * 6 Monate vorher beim Rechenzentrum "mehr eduroam" Leistung, Lan-Buchsen, Gast-Accounts anfragen
  * 6 Monate vorher Konferenzticket ÖPNV anfragen (wenn benötigt). Hierbei auch Stand im Bahnhof o.Ä. anfragen um diese einfach auszugeben.
  * 6 Monate vorher Angebote für T-Shirts einholen und spätestes Bestelldatum bei der Druckerei erfahren. Früh Art und Deadline der T-Shirts an Kiffel kommunizieren. 
  * 6 Monate vorher Getränkeliferanten finden UND Kühlwagen, Kühlschränke reservieren.
  * 6 Monate vorher ggf. Termin für Gesundheitsschulung und Ersthelferkurs ausmachen
  * Ende des vorherigen Semesters oder Anfang des Semesters: Einladung digital und analog verschicken 
  * 3-4 Monate vorher: Mensa und ähnliches Catering anfragen und fest planen.
  * 2-3 Monate vorher: Helfersuche mit Helferplan starten (Ich weiß wie viele Helfer ich wann wofür benötige)
  * 1-2 Monate vorher mit Sicherheitsingenieur bzw. Brandschutzverantwortlichen final reden. Ggf. Brandschutzkonzept vorher ausarbeiten  
  ### 1 Monat vorher
  * 1 Monat vorher ein Schilderkonzept erarbeiten (Wegweiser, was zu beachten etc.) ggf. an Ersties deligieren, die Wissen am ehesten was unintuitiv ist.
  * 1 Monat vorher Getränkebestellung aufgeben.
  * 1 Monat vorher Doku/Anleitung für Helferschichten/Helfertypen erstellen. Zeitnah zu KIF überarbeiten, falls sich Dinge geändert haben.
  * 2 Wochen vorher: Badges, Infohefte und Erstkiffelhefte drucken
  * 2 Wochen vorher: Aufbauplan erstellen 
  * 1 Woche vorher: Ablauf und Ort der Anmledung inkl. Teilnehmertüten und Textilien planen



# wo anders hin kopieren alles was folgt; strukturell nicht sinnvoll ---- 

h1. Die nächste KIF ist unsere KIF; und jetzt?
Auswandern




h2. ... und das liebe Geld

* KIF-Konto eröffnen (nicht umbedingt notwendig)
* steuerlich Situation klären
* Von wem wieviel?
* BMBF, Fachschaft, Fachbereich/Fakultät, AStA/StuRa, Studierendenpalarment, Hochschule, Land, Fördervereine (z.B. Gesellschaft für Informatik e.V. , FifF e.V.)
* kommerzielle Sponsoren (Sponsoren genau sagen, was man haben will, z.B. Sachspende oder Geldspende, und was man dafür tun will)
* alle potentiellen Geldgeber so früh wie möglich ansprechen
* Brauchen wir ein ÖPNV-Ticket (Wie teuer? Wer zahlt?)
* alte Dokus zur Abschätzung nach Futter-Verbrauch wälzen
* nach Verbrauch auch KIF-Orga -0,5/-1,0 fragen


h1. In den Monaten vor Eurer KIF
h
h2. Kapitel 3 nochmal nur anders

* Weiterverfolgung und Vertiefung von [[Direkt nach der letzten KIF]]
* ständig am Ball bleiben

h2. Kleines HowTo Website

* Sie sollte enthalten:
** Was ist KIF? (s.o.)
** Wann/wo?
** Online-Anmeldung (wer, von wo, plus wie viele, Fleisch/Vegi, wie lange) und Liste der schon Angemeldeten
** Online-AKs
** Was muss ich mitbringen? (siehe [[Checkliste]])
** Links (KIF-Seiten, ggf. Sponsoren etc.)
** Anfahrtmöglichkeiten
** Unkosten

h2. Einladung

* 2 Monate vorher (oder im Semester davor, wenn früh im Semester)
* E-Mail UND auf Papier UND ins WIKI 
* Muss enthalten:
** auf ofizielle Form achten (Stempel, Briefkopf usw.)
** Wann/Wo?
** Wegbeschreibung
** exakte Adresse (Name, Gebäude, Straße, Ort)
** AnsprechpartnerIn
** Was ist KIF? (kurz)
** Hinweis auf Anmeldemodus
** Hinweis auf Webseiten
** Unkosten


h1. In den Wochen vor Eurer KIF

h2. Arbeit für alle

* konkrete Arbeitszeitplanung für Helferlein (Schichtsystem auf Gegebenheiten anpassen)
* Arbeitskräfte ranschaffen
* eindeutige Strukturen und Zuständigkeiten unter den Helfernlein schaffen hilft! (Wer macht was?)
* mindestens ein gemeinsames Event mit ALLEN HelferInnen starten (z.B. Info-Hefte falten, allgemeine Vorbereitungen usw.) zur Verbesserung der Gruppendynamik

h2. Kleines HowTo KIF-Infoheft

* Inhaltsverzeichnis, Vorwort
* Detailierte Karten, Wegbeschreibungen, Lagepläne für alles (Schlafen, Essen, Spaß etc.)
* Öffnungszeiten (Mensa, Pool-Raume, etc.)
* Besonderheiten der HS
* Raumnummern-System
* "Stadt, Land und Leute"-Info (was kann man machen/ Kulturprogramm etc.)
* AnsprechpartnerInnen, wichtige Telefonnummern (evtl. zusätzlich auf Visitenkarten drucken)
* schon angekündigte AK's
* Parkplätze
* Unterbringung, Sanitäreinrichtungen
* ungefährer, realistischer Zeitplan (ggf. zum selber vervollständigen)

h2. Design und Test Namensschilder

* Die Namensschilder kriegen für die KdV vermutlich Strichcodes, die frühzeitig (!!) getestet werden müssen, potentielle Probleme:
** Ein Strichcode braucht ausreichend Padding,
** Und muss überhaupt groß genug sein,
** Wird nicht unbedingt auf einem farblichen Hintergrund funktionieren,
** Kann 12e verschiedene Formate haben, nicht alle sind zwingend im vorgesehenen Lesegerät vorhanden (aktuell oft genutzt: EAN-8),
** Die rechteste Stelle kann eine _Checksumme_ sein (z.B. bei EAN-8), die rechteste Stelle stumpf hochzuzählen klappt NICHT, Lesegeräte werden die einfach nicht lesen, weil die Checksumme nicht stimmt,
** Die Laminierfolie könnte spiegeln.

h2. Kleinkram und andere Wichtigkeiten

* Infostand am Hbf klar machen (wichtig bei ÖPNV-Ticket)
* Rechnerbetreuung wegen Gast-Logins anhauen
* Rahmenprogramm zusammenstellen (Detailplanung)
* Buttonmaschine oder Laminiergerät und Schlüsselbänder organisieren
* Decken, Matratzen usw. für kuschelige Sitzmöglichkeiten
* Arbeitsmaterialien (Papier, Stifte, Folien usw.) besorgen

h2. Der Countdown lauft: Die letzte Woche

* Futter für die Massen
* Nachschubwege sichern (evtl. Kleintransporter organisieren)
* KIF-Infoheft drucken
* alles Abgesprochene und Ausgemachte noch mal bestätigen lassen (ggf. persönliche Treffen, Ortstermine)


h1. Die KIF an sich und überhaupt

h2. Was während der ganzen KIF geschehen muss

* ständig Essen/Trinken nachkaufen
* Nachmeldungen aufnehmen
* Verbrauchsmaterial ständig nachkaufen
* guten Kontakt zu Verwaltung/Wachdienst/anderen wichtigen Personen halten (Kontakt-Orga bereitstellen)



h2. Vor der Anreise und letzte Stunden

* Cafe vorbereiten
* _Kasse des Vertrauens_ mit entsprechender Strichliste einrichten
* KDV-Hardware aufbauen, anschließen und letzten Tests unterziehen
* Weg ausschildern
* Info-Stand am Bhf. aufbauen
* Anmeldekram vorbereiten (Quittungen, Strichliste, Adressenliste, Stempel, Buttons mit Maschine, Wechselgeld usw.)


h2. Anreise und erste Stunden

* ggf. Leute am Info-Stand (Bahnhof) in Empfang nehmen (KIF-Infoheft, Weg zur HS, ggf. ÖPNV-Ticket)
* Anmeldung durchführen, Tagungsgebühr kassieren, Teilnehmer-Materialien austeilen
* gleich FS-Adressenliste aktualisieren
* Leute bei Laune halten (Essen!)


h2. Das KIF-Cafe

* genügend großer Raum (auch auf Gemütlichkeit achten! Belüftungsmöglichkeiten, Stromzufur)
* ohne Ende Essen/Trinken (ewiges Fruhstück, Wichtig: Nachschub sichern!)
* _Kasse des Vertrauens_
* Tafeln/Papierflächen
* genügend Schreibgeräte bereit halten (Eddings, Kugelschreiber usw.)
* Spülmöglichkeiten
* genugend Sitzmöglichkeiten, evtl. Kuschelecke
* Spiele (werden von Kiffels mitgebracht, Tisch dafür bereit stellen)
* Musikuntermalung (selfmade oder Konserve) (Stillen Arbeitsraum bereitstellen)
* min. 1 ständiger OvD (Orga vom Dienst) oder einen Infopoint, der als Buffer zwischen Kiffel und OvD dient
* Büchertisch
* Erstehilfekoffer (Verwaltung fragen, die FS kriegt ihn wahrscheinlich sowieso gestellt)


h2. Eingangs-Plenum

* Begrüßung
* Rundlauf durch die FSen
* Berichte aus Fak-Tag/FB-Tag/AkkRat/GI/FIfF etc.
* KIF-Organisatorisches (Pennen, Programm, personliche Hygiene)
* AK-Vorstellung
* Und tschüß (bitte die neue KIF schon feiern!!! ;-))
* Wichtig: An passender Stelle Pause einschieben!
* Für Moderation Kiffel anfragen, erspart viel Stress für die Orga!


h2. Schlafen, Duschen, Klos

* Wichtig: Nehmen, was man kriegen kann!
* evtl. einige kleinere Raumlichkeiten (Schnarcher!)
* Das Beste: Sporthalle!!!
* Privatunterbringung ist meist die schlechteste aller Varianten (wenn überhaupt möglich)
* eindeutig ausschildern
* nach Möglichkeit auf räumliche Nähe von waschen, schlafen und KIFen achten
* genugend viele Duschen, Waschbecken und Klos (nach Möglichkeit für m und w getrennt, wenn gewünscht natürlich auch jeder Zeit gemischt! ;-))
* ggf. Stauräume fur Gepäck (ist ein MUSS, wenn die Schlafräume tagsüber geräumt werden müssen)
* Orgas sollten sich Raum zum Zurückziehen (zu Hause pennen) suchen (wegen Streß)


h2. Arbeits-Kreise und Kringel

* Räume in ausreichender Zahl und Größe bereit halten ( ~ 6 -8  AK-Räume + 1 Hörsaal für große AKs)
* für Sommer-KIFs geeignete Grünflächen aussuchen
* wenn möglich AKs immer im selben Raum
* wenn möglich AKs nah beieinander
* im KIF-Cafe eine (analoge o. digitale) AK-Übersicht
* Alle AKs freundlich zwingen Doku bis zum Abschluß-Plenum fertig zu haben (Samstag tippen!!!)
* Materialien für Kreise und Kringel bereithalten/beschaffen (Papier _auch A3 und A2_, Stifte, Klebeband, Folien usw.)


h2. Zwischen-Plenum

* bei Bedarf sollte ein Zwischen-Plenum möglich sein
* erhöht die Kommunikation innerhalb der KIF
* entsprechenden Raum bereithalten
* ist seit äonen nicht mehr vorgekommen


h2. Rahmen-Programm

* Hängt von den Gegebenheiten der Tagungsortes ab (z.B. Kino, Theater, Podiumsdiskussion, Kneipentour usw.)


h2. Abschluß-Plenum

* gegen 19.00 beginnen (dann sind die Leute genügend abgekämpft ;-))
* Resos/Dokus sind spätestens bis ~ Sa. 15  einzureichen (Möglichkeit der redaktionellen Bearbeitung)
* Begrüßung
* Berichte der AKs
* Resos
* Nächste KIF


h2. Party

* genügend großer Raum (NICHT KIF-Cafe)
* falls moglich zusätzlichen Raum bzw. abgetrennte Ecke mit ruhiger Atmoshäre für gemütliche Unterhaltungen 
* Musik/Licht/DJ/Strom
* genügend Essen/Trinken


h2. Abreise


Und Jetzt?

 Übergabe an die nächste KIF
Spätestens 2 Wochen vor der nächsten KIF das Lost&Found dorthin schicken
kann man das nicht selber mitbringen, sofern man garantieren kann das es zu Anfangsplenum da ist?
Eher ungeil, das hat inzwischen Dimensionen angenommen die nicht mehr feierlich sind. Darmstadt hatte 3 Kartons L&F und 2 Kartons Genähse gehabt, und obwohl die mit einem Reisebus angereist sind hätten die nicht Platz für alles gehabt. Davor hat's AFAIK auch eher Probleme bereitet als irgendwas gespart. Die 30-40€ kann auch der KIF e.V. auf das Problem werfen, damit's garantiert und ohne Stress für die Alt- und Neu-Orgas verschickt wird usw. Weiterhin: Früher da heißt die Neu-Orga kann auch schon sortieren/ausmisten.