HowToKIF/finanzen.md

Allgemeines zu Finanzen

Für die Finanzierung einer KIF gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die Hauptfinanzierungsquelle ist seit einigen Jahren der BMBF. Neben dem BMBF kann man eine KIF über Eigenmittel, andere hochschulinternen Mittel, wie Gelder des AStAs, StuRas, Dekanat o.ä.. Außerdem kann man bei Privatpersonen und Firmen um Spenden oder Sponsoring anfragen.

BMBF Antrag

• enger Kontakt mit dem KIF e.V.
• Beide Konferenzen werden zusammen beantragt und die Frist für den Antrag liegt normalerweise Ende Mai für Wintersemester des gleichen Jahres und Sommersemster des folge Jahres
• Geld kann nur für förderfähige Sachen ausgegeben werden
  • Unterkunft
  • Verpflegung
  • projektbezogener Geschäftsbedarf, aber keine Grundausstattung
  • Mieten (Gebäude, Geräte, Geschirr, Bewachung, Reinigung...)
  • Gestaltung von Dokumente/Publikationen
  • Ausstattung von Helfern (T-Shirts)
  • ÖPNV-Tickets
  • Exkursion, sofern ein Bezug zum Fachbereich/Konferenz besteht
  • .....
• alle Originalrechnungen müssen 5 Jahre aufbewahrt werden und bei Nachfrage nachgereicht werden
• Nach Abschluss der Konferenz muss eine Summe aus Fördergeld + Teilnehmerbeiträge (aller Teilnehmer) + Eigenmittel + eventl. Sponsoren beim BMBF über förderungswürdige Ausgaben nachgewiesen werden können.
• Rechnunngeb müssen nicht nur die förderfähigen Teilnehmer*innen umfassen
• wenn nur ein Teil eines Posten über BMBF bezahlt werden soll müssen zwei Rechnungen ausgetstellt werden
• Eine KIF wird für eine feste (maximale) Anzahl an förderfähige Teilnehmer (Studenten) beantragt, bislang 120 bis 130 Personen (sog. Festbetragsförderung)
  • Pro Person und Tag bezahlt das BMBF bis zu 40€ (bis zu einer beantragten Höchstfördersumme)
• tägliche Unterschriftlisten mit Unterschriften für das BMBF
• Auf der KIF müssten die Teilnehmer täglich auf einer Liste drucken. Der KIF e.V. hat ein Tool, um aus einer Teilnehmerliste die BMBF-Listen zu erstellen.

Ablauf

• Einreichung eines Antrags (auf Basis der Kalkulation der Einzelmaßnahmen) bis zur Antragsdeadline (vorraussichtlich 1.6.)
• Möglicherweise Rückfragen oder Nachforderung fehlender Unterlagen durch BMBF (mit Fristsetzung!)
• Prüfung des Antrags durch BMBF (bis Ende Juli/Anfang August)
• anschließend (hoffentlich) Bewilligung des Antrags
• Bei Bedarf Anfertigung von Änderungsanträgen bei Änderungen nach der Bewilligung
• Auszahlungsforderung ans dlr ab 6 Wochen vor Maßname (KIF e.V. Konto).
• Durchführung der Maßnahme
• Zwischennachweis an BMBF`s (Anfang Januar)
• Verwendungsnachweis an BMBF (nach Ende der letzten Maßnahme)
• Evntl. Nachfrage des BMBF`s

Sponsoring

• nicht beim BMBF angezeigtes Sponsoring muss zweckgebunden sein, z.b. Sponsor zahlt Teilnehmer-Tshirts
• Sponsoring kann auch über einen Förderverein der Fachschaft laufen. Um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollten auch diese zweckgebunden eingeworben werden.
• Vitamin B nutzen
• immer früher kümmern als man denkt
• schriftliche Verträge abschließen, in denen konkret Rechte und Pflichten für beide Parteien aufgezählt werden. Sonst können Probleme entstehen.
• vorher darum kümmern wie Rechnungen korrekt ausgestellt werden (z.B. mit oder ohne UmSt/MwSt, Rechnungsstellende Partei,...)
• Spenden sind immer einfacher als Sponsoring!
  • klärt ab ob eure Struktur Spendenquittungen ausstellen darf
• an Vereine und evtl. auch öffentliche (Teil)-Körperschaften: Umsatzsteuergrenzen beachten!
• nehmt mehr Geld von den Firmen als euch die Dinge zum Umsetzten kosten (z.B. 100 EUR für 10 EUR Kugelschreiber)
• Seid nicht zu bescheiden bzw. verkauft euch nicht unter Wert.

Bisherige Sponsoren

Sponsor	auf welcher KIF
andrena objects ag	KIF44,0 Darmstadt
Continental	KIF44,0 Darmstadt
CYSEC	KIF44,0 Darmstadt
DB Mobility Logistics AG	KIF44,0 Darmstadt
DB Systel GmbH	KIF44,0 Darmstadt
usd AG	KIF44,0 Darmstadt
Syss GmbH	KIF44,0 Darmstadt
Volksbank Darmstadt-Südhessen eG	KIF44,0 Darmstadt

Dauersponsoren

• get In IT

Versicherungen (bsp. eventassec)

• Veranstaltungshaftpflicht (evtl. AStA/StuRa bzw. Uni fragen)
• Schlüsselversicherung (evtl. AStA/StuRa bzw. Uni fragen)
• Kaskoversichrung für geliehene (private) PKW
• Folgende Fragen könntet ihr eurem AsTA/StuRa oder eurer Uni stellen:
  • Wer haftet dafür wenn wir ein Zelt aufstellen und jemand über die Heringe stolpert
  • Wer haftet dafür wenn wir (oder ein Teili) einen Beamer runter wirft

FIXME (evtl. obige auch nicht gut)

Sonstiges

• ein*e fest*e Ansprechpatner*in für Finanzen!
• Geld (BMBF/Sponsoring) / Buchfuehrung
• Geldzählmaschine leihen
• Größere nicht direkt gebrauchte Summen zählen und gesondert wegschließen, damit man sie nicht bei jeder Schichtübergabe nachzählen muss