diff --git a/timeline.md b/timeline.md new file mode 100644 index 0000000..2a00f2f --- /dev/null +++ b/timeline.md @@ -0,0 +1,321 @@ +# Vor einer Bewerbung auf einer KIF + +## Motivation checken + +* Was sagt die Hochschule dazu? (Dekanat/Verwaltung/Präsi/Rektor) +* Nur wenn genug Leute hinter der Sache stehen, kann es richtig gut werden (Einstimmigkeit ;-) +* Achtet auch darauf das ihr eine gute Hand von Personen habt, auf die Ihr euch immer verlassen könnt + +## Bedingungen vor Ort checken + +* Wieviel Orgas können aufgetrieben werden? (Vollversammlung, Erstis, O-Phasen-HelferInnen usw.) +* Will jemand die Verantwortung übernehmen oder Wie steht der FSR dazu? +* Wie sieht es grundsätzlich mit Räumen aus? +min. 7 AK Räume (möglichst nah zu einander) +KIF-Cafe (genug Platz, Luftzufuhr, platz für ewiges Frühstück, ...) +* Wie sieht es grundsätzlich mit Schlafgelegenheiten aus? + * Können dort 250 Personen untergebracht werden + (* Wo und wie wird das Gepäck gelagert (kann Isomatte usw. liegen bleiben)) +* Gibt es Unterstützung durch die Uni? (z.B. Dekanat) + +## Termin +* Sommer oder Winter KIF? +* genauer Termin ist für die Bewerbung nicht zwingend nötig +* üblich: Mi bis So +* Donnerstags als Feiertag möglich + * Nachteile: +* Geschäfte haben nicht auf ! Nicht Nachkaufen von Essen u.Ä. möglich +* eventl. geschlossende Gebäude +* keine Mensa +* Catering könnte Probleme bereiten + * Vorteile: + * In der Uni ist nichts los (stören keine Veranstaltung, evtl. mehr Räume) + * KIFfel verpassen weniger Veranstaltungen / Arbeitszeit +* Terminkollidierung mit anderen Campus-Veranstaltungen vermeiden +* ~ 4. bis 8. Kalenderwoche vom Semeseter +* früh über KIF-Liste ankündigen + + +## Wie ich mir eine KIF an Land ziehe + +* Im Abschlussplenum am leisesten NEIN rufen :o) +* BESSER: Schon während der KIF unauffällig das Gerücht streuen, ihr habet Interesse und im Abschlußplenum laut "HIER!" schreien + + + +## Die KIFs vor der eigenen KIF + +## Vorbereitung ist alles + +* Leute, die schon mal eine KIF organisiert haben, nach ihren Erfahrungen fragen +* Dokus wälzen (soweit vorhanden :-)) +* Verantwortliche für Technik schon mal anquatschen z.B. KIF e.V. für Anmeldung und KdV +* Wünsche und Feedback von Kiffels sammeln +* eigene Ideen und Pläne mit erfahrenen Kiffels und Orgas evaluieren +* für hohen Bus-faktor sorgen https://de.wikipedia.org/wiki/Truck_Number +* nicht zu lange Zögern, ineffiziennte/schlechte Orgas ersetzen, wenn möglich +* früh unterteilen in optional und essentiel unterteilen und entsprechen priorisieren + + + + + +Zeitplan: + * 1,5 Jahr voher mit Verantwortlichen der Uni reden und KIF ankündigen (Dekanat, zentrale Verwaltung, Sicherheitsingenieur bzw. Brandschutzverantwortlichen reden) deadlines erfragen, raummöglichkeiten abklopfen + * spätenstens 1 Jahr vor Termin Abstimmung im KIF Plenum + * vor der Sponsorensuche: Datum der KIF festlegen + * vor Sponsoringsuche: Nach möglichkeit schon Logo festlegen, spätestens zur Einladung + * 1 Jahr vorher Sponsoren Gelder anfragen, Vitamin B bevorzugen. Hierbei auch anfangen über Teilnehmer*innen Taschen nachzudenken. + * 0,5 bis 1 Jahr vorher Finanzplan für BMBF beim KIF e.V. eingereicht haben + * 9 Monate vorher: KIF Wiki Seite anlegen und mit grundsätzlichen Informationen füllen + * 9 Monate vorher Räume und Raumkonzept ausarbeiten und Anfragen + * 9 Monate vorher anfangen, 6 Monate vorher Schlafplatz und Räumlichkeiten organisiert haben + * 9 - 6 Monate vorher Versicherung (Veranstaltungshaftpflicht, Schlüsselverlust) suchen. Fragt ggf. euren AStA/StuRa + * 6 Montae vorher Uni interne Deadlines und Möglichkeiten für Hardware (Tische, Stühle, Beamer, Moderationskram etc.) erfragen, falls noch nicht bekannt + * 6 Monate vorher beim Rechenzentrum "mehr eduroam", Lan-Buchsen, Gast-Accounts anfragen + * 6 Monate vorher Konferenzticket ÖPNV anfragen (wenn benötigt). Hierbei auch Stand im Bahnhof o.Ä. anfragen um diese einfach auszugeben. + * 6 Monate vorher Angebote für T-Shirts einholen und spätestes Bestelldatum bei der Druckerei erfahren. Früh Art und Deadline T-Shirts an Kiffel kommunizieren. + * 6 Monate vorher Getränkeliferanten finden UND Kühlwagen, Kühlschränke reservieren. + * 6 Monate vorher ggf. Termin für Gesundheitsschulung und Ersthelferkurs ausmachen + * Ende des vorherigen Semesters oder Anfang des Semesters: Einladung digital und analog verschicken + * 3-4 Monate vorher: Mensa und ähnliches Catering anfragen und fest planen. + * 2-3 Monate vorher: Helfersuche mit Helferplan starten (Ich weiß wie viele Helfer ich wann wofür benötige) + * 1-2 Monate vorher mit Sicherheitsingenieur bzw. Brandschutzverantwortlichen final reden. Ggf. Brandschutzkonzept vorher ausarbeiten + * 1 Monat vorher ein Schilderkonzept erarbeiten (Wegweiser, was zu beachten etc.) ggf. an Ersties deligieren, die wissen am ehesten was unintuitiv ist. + * 1 Monat vorher Getränkebestellung aufgeben. + * 1 Monat vorher Doku/Anleitung für Helferschichten/Helfertypen erstellen. Zeitnah zu KIF überarbeiten, falls sich Dinge geändert haben. + * 2 Wochen vorher: Badges, Infohefte und Erstkiffelhefte drucken + * 2 Wochen vorher: Aufbauplan erstellen + * 1 Woche vorher: Ablauf und Ort der Anmledung inkl. Teilnehmertüten und Textilien planen + + + + +# wo anders hin kopieren alles was folgt; strukturell nicht sinnvoll ---- + +h1. Die nächste KIF ist unsere KIF; und jetzt? +Auswandern + + + + +h2. ... und das liebe Geld + +* KIF-Konto eröffnen (nicht umbedingt notwendig) +* steuerlich Situation klären +* Von wem wieviel? +* BMBF, Fachschaft, Fachbereich/Fakultät, AStA/StuRa, Studierendenpalarment, Hochschule, Land, Fördervereine (z.B. Gesellschaft für Informatik e.V. , FifF e.V.) +* kommerzielle Sponsoren (Sponsoren genau sagen, was man haben will, z.B. Sachspende oder Geldspende, und was man dafür tun will) +* alle potentiellen Geldgeber so früh wie möglich ansprechen +* Brauchen wir ein ÖPNV-Ticket (Wie teuer? Wer zahlt?) +* alte Dokus zur Abschätzung nach Futter-Verbrauch wälzen +* nach Verbrauch auch KIF-Orga -0,5/-1,0 fragen + + +h1. In den Monaten vor Eurer KIF +h +h2. Kapitel 3 nochmal nur anders + +* Weiterverfolgung und Vertiefung von [[Direkt nach der letzten KIF]] +* ständig am Ball bleiben + +h2. Kleines HowTo Website + +* Sie sollte enthalten: +** Was ist KIF? (s.o.) +** Wann/wo? +** Online-Anmeldung (wer, von wo, plus wie viele, Fleisch/Vegi, wie lange) und Liste der schon Angemeldeten +** Online-AKs +** Was muss ich mitbringen? (siehe [[Checkliste]]) +** Links (KIF-Seiten, ggf. Sponsoren etc.) +** Anfahrtmöglichkeiten +** Unkosten + +h2. Einladung + +* 2 Monate vorher (oder im Semester davor, wenn früh im Semester) +* E-Mail UND auf Papier UND ins WIKI +* Muss enthalten: +** auf ofizielle Form achten (Stempel, Briefkopf usw.) +** Wann/Wo? +** Wegbeschreibung +** exakte Adresse (Name, Gebäude, Straße, Ort) +** AnsprechpartnerIn +** Was ist KIF? (kurz) +** Hinweis auf Anmeldemodus +** Hinweis auf Webseiten +** Unkosten + + +h1. In den Wochen vor Eurer KIF + +h2. Arbeit für alle + +* konkrete Arbeitszeitplanung für Helferlein (Schichtsystem auf Gegebenheiten anpassen) +* Arbeitskräfte ranschaffen +* eindeutige Strukturen und Zuständigkeiten unter den Helfernlein schaffen hilft! (Wer macht was?) +* mindestens ein gemeinsames Event mit ALLEN HelferInnen starten (z.B. Info-Hefte falten, allgemeine Vorbereitungen usw.) zur Verbesserung der Gruppendynamik + +h2. Kleines HowTo KIF-Infoheft + +* Inhaltsverzeichnis, Vorwort +* Detailierte Karten, Wegbeschreibungen, Lagepläne für alles (Schlafen, Essen, Spaß etc.) +* Öffnungszeiten (Mensa, Pool-Raume, etc.) +* Besonderheiten der HS +* Raumnummern-System +* "Stadt, Land und Leute"-Info (was kann man machen/ Kulturprogramm etc.) +* AnsprechpartnerInnen, wichtige Telefonnummern (evtl. zusätzlich auf Visitenkarten drucken) +* schon angekündigte AK's +* Parkplätze +* Unterbringung, Sanitäreinrichtungen +* ungefährer, realistischer Zeitplan (ggf. zum selber vervollständigen) + +h2. Design und Test Namensschilder + +* Die Namensschilder kriegen für die KdV vermutlich Strichcodes, die frühzeitig (!!) getestet werden müssen, potentielle Probleme: +** Ein Strichcode braucht ausreichend Padding, +** Und muss überhaupt groß genug sein, +** Wird nicht unbedingt auf einem farblichen Hintergrund funktionieren, +** Kann 12e verschiedene Formate haben, nicht alle sind zwingend im vorgesehenen Lesegerät vorhanden (aktuell oft genutzt: EAN-8), +** Die rechteste Stelle kann eine _Checksumme_ sein (z.B. bei EAN-8), die rechteste Stelle stumpf hochzuzählen klappt NICHT, Lesegeräte werden die einfach nicht lesen, weil die Checksumme nicht stimmt, +** Die Laminierfolie könnte spiegeln. + +h2. Kleinkram und andere Wichtigkeiten + +* Infostand am Hbf klar machen (wichtig bei ÖPNV-Ticket) +* Rechnerbetreuung wegen Gast-Logins anhauen +* Rahmenprogramm zusammenstellen (Detailplanung) +* Buttonmaschine oder Laminiergerät und Schlüsselbänder organisieren +* Decken, Matratzen usw. für kuschelige Sitzmöglichkeiten +* Arbeitsmaterialien (Papier, Stifte, Folien usw.) besorgen + +h2. Der Countdown lauft: Die letzte Woche + +* Futter für die Massen +* Nachschubwege sichern (evtl. Kleintransporter organisieren) +* KIF-Infoheft drucken +* alles Abgesprochene und Ausgemachte noch mal bestätigen lassen (ggf. persönliche Treffen, Ortstermine) + + +h1. Die KIF an sich und überhaupt + +h2. Was während der ganzen KIF geschehen muss + +* ständig Essen/Trinken nachkaufen +* Nachmeldungen aufnehmen +* Verbrauchsmaterial ständig nachkaufen +* guten Kontakt zu Verwaltung/Wachdienst/anderen wichtigen Personen halten (Kontakt-Orga bereitstellen) + + + +h2. Vor der Anreise und letzte Stunden + +* Cafe vorbereiten +* _Kasse des Vertrauens_ mit entsprechender Strichliste einrichten +* KDV-Hardware aufbauen, anschließen und letzten Tests unterziehen +* Weg ausschildern +* Info-Stand am Bhf. aufbauen +* Anmeldekram vorbereiten (Quittungen, Strichliste, Adressenliste, Stempel, Buttons mit Maschine, Wechselgeld usw.) + + +h2. Anreise und erste Stunden + +* ggf. Leute am Info-Stand (Bahnhof) in Empfang nehmen (KIF-Infoheft, Weg zur HS, ggf. ÖPNV-Ticket) +* Anmeldung durchführen, Tagungsgebühr kassieren, Teilnehmer-Materialien austeilen +* gleich FS-Adressenliste aktualisieren +* Leute bei Laune halten (Essen!) + + +h2. Das KIF-Cafe + +* genügend großer Raum (auch auf Gemütlichkeit achten! Belüftungsmöglichkeiten, Stromzufur) +* ohne Ende Essen/Trinken (ewiges Fruhstück, Wichtig: Nachschub sichern!) +* _Kasse des Vertrauens_ +* Tafeln/Papierflächen +* genügend Schreibgeräte bereit halten (Eddings, Kugelschreiber usw.) +* Spülmoglichkeiten +* genugend Sitzmöglichkeiten, evtl. Kuschelecke +* Spiele (werden von Kiffels mitgebracht, Tisch dafür bereit stellen) +* Musikuntermalung (selfmade oder Konserve) (Stillen Arbeitsraum bereitstellen) +* min. 1 ständiger OvD (Orga vom Dienst) oder einen Infopoint, der als Buffer zwischen Kiffel und OvD dient +* Büchertisch +* Erstehilfekoffer (Verwaltung fragen, die FS kriegt ihn wahrscheinlich sowieso gestellt) + + +h2. Eingangs-Plenum + +* Begrüßung +* Rundlauf durch die FSen +* Berichte aus Fak-Tag/FB-Tag/AkkRat/GI/FIfF etc. +* KIF-Organisatorisches (Pennen, Programm, personliche Hygiene) +* AK-Vorstellung +* Und tschüß (bitte die neue KIF schon feiern!!! ;-)) +* Wichtig: An passender Stelle Pause einschieben! +* Für Moderation Kiffel anfragen, erspart viel Stress für die Orga! + + +h2. Schlafen, Duschen, Klos + +* Wichtig: Nehmen, was man kriegen kann! +* evtl. einige kleinere Raumlichkeiten (Schnarcher!) +* Das Beste: Sporthalle!!! +* Privatunterbringung ist meist die schlechteste aller Varianten (wenn überhaupt möglich) +* eindeutig ausschildern +* nach Möglichkeit auf räumliche Nähe von waschen, schlafen und KIFen achten +* genugend viele Duschen, Waschbecken und Klos (nach Möglichkeit für m und w getrennt, wenn gewünscht natürlich auch jeder Zeit gemischt! ;-)) +* ggf. Stauräume fur Gepäck (ist ein MUSS, wenn die Schlafräume tagsüber geräumt werden müssen) +* Orgas sollten sich Raum zum Zurückziehen (zu Hause pennen) suchen (wegen Streß) + + +h2. Arbeits-Kreise und Kringel + +* Räume in ausreichender Zahl und Größe bereit halten ( ~ 6 -8 AK-Räume + 1 Hörsaal für große AKs) +* für Sommer-KIFs geeignete Grünflächen aussuchen +* wenn möglich AKs immer im selben Raum +* wenn möglich AKs nah beieinander +* im KIF-Cafe eine (analoge o. digitale) AK-Übersicht +* Alle AKs freundlich zwingen Doku bis zum Abschluß-Plenum fertig zu haben (Samstag tippen!!!) +* Materialien für Kreise und Kringel bereithalten/beschaffen (Papier _auch A3 und A2_, Stifte, Klebeband, Folien usw.) + + +h2. Zwischen-Plenum + +* bei Bedarf sollte ein Zwischen-Plenum möglich sein +* erhöht die Kommunikation innerhalb der KIF +* entsprechenden Raum bereithalten +* ist seit äonen nicht mehr vorgekommen + + +h2. Rahmen-Programm + +* Hängt von den Gegebenheiten der Tagungsortes ab (z.B. Kino, Theater, Podiumsdiskussion, Kneipentour usw.) + + +h2. Abschluß-Plenum + +* gegen 19.00 beginnen (dann sind die Leute genügend abgekämpft ;-)) +* Resos/Dokus sind spätestens bis ~ Sa. 15 einzureichen (Möglichkeit der redaktionellen Bearbeitung) +* Begrüßung +* Berichte der AKs +* Resos +* Nächste KIF + + +h2. Party + +* genügend großer Raum (NICHT KIF-Cafe) +* falls moglich zusätzlichen Raum bzw. abgetrennte Ecke mit ruhiger Atmoshäre für gemütliche Unterhaltungen +* Musik/Licht/DJ/Strom +* genügend Essen/Trinken + + +h2. Abreise + + +Und Jetzt? + + Übergabe an die nächste KIF +Spätestens 2 Wochen vor der nächsten KIF das Lost&Found dorthin schicken +kann man das nicht selber mitbringen, sofern man garantieren kann das es zu Anfangsplenum da ist? +Eher ungeil, das hat inzwischen Dimensionen angenommen die nicht mehr feierlich sind. Darmstadt hatte 3 Kartons L&F und 2 Kartons Genähse gehabt, und obwohl die mit einem Reisebus angereist sind hätten die nicht Platz für alles gehabt. Davor hat's AFAIK auch eher Probleme bereitet als irgendwas gespart. Die 30-40€ kann auch der KIF e.V. auf das Problem werfen, damit's garantiert und ohne Stress für die Alt- und Neu-Orgas verschickt wird usw. Weiterhin: Früher da heißt die Neu-Orga kann auch schon sortieren/ausmisten. +